Сотрудники, оргструктура и графики смен
Все сотрудники сети — в одной системе: карточки, должности, иерархия подчинения, точки работы и графики смен. Табель ведётся автоматически по логинам в кассе и сменам.
Что получает бизнес от модуля
Иерархия сети
Юрлица → регионы → магазины → отделы → сотрудники. Гибкая структура с правами наследования.
Графики смен
Конструктор смен 2/2, 5/2, плавающий — с учётом норм, переработок и подмен.
Табель автоматом
Открытие смены, закрытие, перерывы — фиксируются. Меньше ручного учёта.
Материальная ответственность
Фиксируется, кто открывает и закрывает смену, кто принимает деньги, кто принимает товар.
Расчёт ЗП
Оклад, ставка, KPI и премии считаются автоматически по табелю и закрытым периодам.
Связь с 1С:ЗУП
Возможна синхронизация с 1С:ЗУП — кадровые данные и табели передаются в зарплатную систему.
Коридор работы для новичков
Стажёр идёт по последовательной цепочке задач — пропустить шаг или ошибиться в порядке нельзя. Скрипт разговора с клиентом, чек-лист открытия смены, обязательное обучение перед допуском к кассе — стандарт обслуживания не зависит от опыта конкретного сотрудника.
Автоматические штрафы и замечания
Опоздание на смену, невыполнение задачи в срок, нарушения регламента фиксируются автоматически и порождают штраф или замечание — без участия руководителя. Это снимает с управляющего роль «надзирателя» и делает дисциплину системной.
Ротация между точками и юрлицами
Один сотрудник может быть закреплён за несколькими магазинами и совмещать работу в нескольких юрлицах. Сегодня работает в одной точке, завтра в другой — табель, мотивация и материальная ответственность ведутся корректно.
Что входит в Сотрудники
- 01
Карточка сотрудника
ФИО, дата рождения, пол, контакты, адрес, аватар, дата последнего входа. Привязка к юрлицу, основной точке и ценовому типу.
- 02
Должности
Справочник должностей с порядком сортировки и статусом активности — единый для всей сети.
- 03
Отделы и штатное расписание
Иерархия отделов (отдел → подотдел) и штатные места: должность × отдел × руководящая позиция × лимит численности.
- 04
Подчинение
У штатной позиции указывается руководящая позиция — на этом строится иерархия подчинения и эскалации.
- 05
Зоны ответственности
У должности фиксируются полномочия: например, право согласовывать финансовые операции.
- 06
Привязка к точкам
Сотрудник может работать на нескольких магазинах одновременно — без дублирования карточки.
- 07
Роли и права
Назначение ролей и разрешений на сотрудника. Подробнее — в разделе «Роли и права».
- 08
Графики смен
Шаблоны графиков, плановые смены, фактические смены, подмены и сверхурочные.
- 09
Табель учёта
Т-13 с учётом часов, опозданий, отгулов, отпусков и больничных.
- 10
Открытие и закрытие смен
Фиксация начала и конца смены по логину сотрудника: касса, склад и материальные ценности — под чьей ответственностью.
- 11
Отпуска и больничные
Учёт отпусков, больничных и отгулов с отражением в табеле.
- 12
Обучение и аттестация
Папки материалов и тесты по должностям: видеоуроки, отложенные тесты, проходной балл, лимит времени и периодическая переаттестация.
- 13
Бонусы и согласование
Начисления сотруднику с источником (KPI, акция, ручная премия) и заявки на бонусы с согласованием руководителем.
Как это выглядит в системе
Частые вопросы
Можно ли вести совмещение?
Да. Сотрудник может быть привязан к нескольким точкам и должностям с разными ставками.
Как фиксируются опоздания?
Опоздание фиксируется по факту открытия смены: время сравнивается с плановым началом, отклонения попадают в табель. Открытие можно ограничить по IP и белым спискам устройств — смена откроется только с разрешённой кассы или рабочего места.
Передаются ли данные в 1С:ЗУП?
Возможна синхронизация с 1С:ЗУП — она настраивается под вашу конфигурацию. Передаются сотрудники, табели, отпуска и больничные, по расписанию или событийно. По умолчанию 1С:ЗУП не используется как источник, обмен подключается опционально.
Можно ли построить штатное расписание?
Да. Штатное место — это связка «должность × отдел × руководящая позиция × лимит численности». Система не даст превысить лимит и подсветит вакансии.
Как устроена иерархия отделов?
Отделы рекурсивные: у каждого может быть родительский отдел. Можно собирать любую глубину — направление → отдел → подотдел.
Как работает подчинение?
Подчинение строится не от сотрудника к сотруднику, а от штатной позиции к руководящей позиции. Это устойчиво к ротации людей: сменился человек — иерархия сохранилась.
Можно ли работать на нескольких магазинах?
Да. Один сотрудник может быть привязан к нескольким точкам — это отдельная связь, независимая от «основной» точки в карточке.
Где задаются полномочия должности?
У должности есть зоны ответственности — отдельные флаги, например, право согласовывать финансовые операции. Это дополняет систему ролей.
Как ограничить доступ только к своему магазину?
Через роли и права: роль выдаётся на конкретные точки и юрлица. Подробнее — на странице «Роли и права».
Что фиксируется при открытии смены?
Кто открыл, во сколько, с какой кассы/устройства, кто принимает деньги и товар. То же — при закрытии. Эти данные используются для табеля и материальной ответственности.
Как назначаются курсы и тесты?
Материалы и тесты привязываются к должностям. Сотрудник видит только то, что положено его позиции. Поддерживаются отложенные тесты, проходной балл и повторное прохождение через N дней.
Как начисляются бонусы?
Каждое начисление содержит источник (KPI, акция, ручная премия), дату начисления и описание. Ручные бонусы можно проводить через заявку с согласованием руководителем.
Что происходит с данными уволенного сотрудника?
Карточка деактивируется, но история (смены, чеки, бонусы, обучение) сохраняется — для отчётности и спорных ситуаций.
Видно ли, кто и когда менял карточку?
Да. Изменения объектов фиксируются в аудите: кто, что, когда, с какого IP. Подробнее — в разделе «Роли и права».
Что меняется на реальной сети
- Было
- Графики смен велись в Excel по каждому магазину отдельно, ошибки в табеле находили только на расчёте ЗП. Часть переработок терялась, продавцы открывали смены с чужих логинов.
- Сделали
- Перенесли оргструктуру и штатное расписание в AIERP, привязали логины кассиров к их штатным позициям, ограничили открытие смены по IP кассового ПК.
- Стало
- Табель формируется автоматически по фактам открытия/закрытия смен. Кассиры больше не подменяют друг друга «по тихому».
- Было
- При смене директора магазина не было понятно, что висело на нём по материальной ответственности. Передача смены — формальная подпись на бумаге, недостачи закрывались за счёт всего коллектива.
- Сделали
- Включили обязательное закрытие смены с фиксацией кассы и склада. Назначили зоны ответственности на должность «администратор зала» и «директор магазина».
- Стало
- Недостачи стали привязаны к конкретной смене и сотруднику. Управляющая компания видит расхождения в день закрытия, а не на месячной инвентаризации.
- Было
- Текучка продавцов 40% в год, новички долго входили в курс дела. Аттестация по группам товаров проводилась раз в год очно и фактически не работала.
- Сделали
- Завели папки учебных материалов и тесты по каждой должности и категории товаров. Включили переаттестацию раз в 90 дней с проходным баллом 80%.
- Стало
- Стажёр выходит на смену с пройденным базовым курсом. Продавцы регулярно перепроходят аттестацию по новинкам, средний чек по консультативным товарам вырос.
- Было
- KPI и премии считались в Google-таблицах вручную, расчёт занимал 2 дня, продавцы не видели бонус до конца месяца, мотивация падала.
- Сделали
- Подключили KPI-конструктор: выручка, средний чек, конверсия по сменам. Бонусы стали попадать в карточку сотрудника в день продажи, заявки на ручные премии — через согласование директора.
- Стало
- Продавцы видят свой бонус в моменте и борются за него на смене. Расчёт ЗП за период собирается за 15 минут вместо двух дней.
- Было
- Совмещения и подмены вели администраторы магазинов на бумаге. На расчёте ЗП в 1С:ЗУП данные приходили с опозданием и неполные — бухгалтерия пересчитывала вручную.
- Сделали
- Включили привязку сотрудников к нескольким точкам, настроили синхронизацию кадровых данных и табелей с 1С:ЗУП по расписанию.
- Стало
- Совмещения и подмены автоматически попадают в табель нужного магазина и юрлица. 1С:ЗУП получает чистые данные, ручной пересчёт ушёл.
- Было
- Один сотрудник имел доступ ко всем магазинам и юрлицам, через старую учётку были изменения цен «по дружбе». Аудит велся в файле, инциденты разбирали неделями.
- Сделали
- Разрезали роли по точкам и юрлицам, ввели лимиты согласования скидок по сумме, включили журнал входов и изменений с фиксацией IP.
- Стало
- Подозрительные изменения цен подсвечиваются в день инцидента. Спорные ситуации разбираются по аудиту за минуты, а не за неделю.
Как модуль помогает розничной сети
Кадровый учёт в розничной сети — без таблиц и дублей
AIERP объединяет все данные о персонале розничной сети в одном модуле: карточки сотрудников, юрлица и магазины, отделы и подотделы, должности и штатное расписание, графики смен и табель. Не нужно вести параллельные таблицы в Excel и сверять данные между 1С, кассой и табельщиком — продавцы, кассиры, администраторы, директора магазинов и управляющая команда находятся в одной системе.
Сотрудник заводится один раз: ФИО, контакты, дата рождения, адрес, фото, основное юрлицо и точка работы. Дальше он привязывается к одной или нескольким должностям и магазинам — это закрывает совмещения и подмены. В карточке хранится история: где работал, в каких сменах открывал и закрывал кассу, какие тесты прошёл, какие бонусы получил.
Оргструктура, должности и штатное расписание
Структура сети строится на трёх уровнях: юрлицо (компания) → магазин → отдел. Отделы рекурсивные, можно собрать любую глубину — например, «Розница → Регион Юг → Магазин на Ленина → Касса». На пересечении отдела и должности появляется штатное место с лимитом численности и руководящей позицией — это и есть штатное расписание. Система не даёт превысить лимит и подсвечивает вакансии.
Иерархия подчинения строится не от человека к человеку, а от штатной позиции к руководящей. Это устойчиво к ротации: уволили продавца — позиция и подчинение остались, на новом сотруднике подхватятся автоматически. У должности задаются зоны ответственности: например, право согласовывать финансовые операции — это удобно для розничных сетей с делегированием полномочий.
Графики смен, табель и материальная ответственность
Графики смен собираются из шаблонов: 2/2, 5/2, плавающий, с учётом норм рабочего времени и переработок. Сотрудник открывает смену по своему логину на кассе или рабочем месте — фиксируются время, устройство и материальные ценности под ответственностью: касса, склад, ячейки. При закрытии смены данные попадают в табель учёта рабочего времени (Т-13) автоматически, без ручного ввода.
Доступ к открытию смены можно ограничить по IP и белым спискам устройств — кассир не откроет смену с домашнего компьютера. Опоздания, ранние уходы и переработки попадают в табель и видны руководителю. Отпуска и больничные оформляются заявками и закрывают соответствующие дни в табеле.
Обучение, KPI, бонусы и зарплата — в связке
Обучение и аттестация привязаны к должностям: новый кассир получает только материалы и тесты своей позиции. Поддерживаются видеоуроки, отложенные тесты с задержкой после прочтения материала, проходной балл, лимит времени на тест и периодическая переаттестация — например, раз в полгода.
KPI продавцов и руководителей считаются автоматически по чекам, выручке, среднему чеку, конверсии и плановым показателям. Начисления попадают сотруднику как бонусы с источником (KPI, акция, ручная премия). Ручные бонусы проходят через согласование руководителя. На основе табеля и бонусов считается зарплата — оклад, ставка, KPI и премии в одном расчёте.
Безопасность, аудит и интеграция с 1С:ЗУП
Каждое действие пользователя фиксируется: кто, что, когда, с какого IP. Это важно для розничных сетей, где спорные ситуации с кассой, скидками и списаниями возникают регулярно. Роли и права гибкие: один сотрудник видит только свою точку, другой — всю сеть, третий — финансы только до определённой суммы.
Возможна синхронизация с 1С:ЗУП — она настраивается под вашу конфигурацию. Сотрудники, табели, отпуска и больничные передаются в зарплатную систему по расписанию или событийно. Обмен подключается опционально: если 1С:ЗУП у вас нет, AIERP закрывает управленческий расчёт ЗП самостоятельно.
Готовы автоматизировать?
Покажем модуль на ваших данных и подключим за 1–2 недели.