Инвентаризация: 4 статуса, сканирование по штрихкоду, автоматическая корректировка остатков
Инвентаризация в AIERP — это отдельная сущность с уникальным номером, привязкой к магазину и юрлицу, материально ответственным сотрудником и создателем. У инвентаризации четыре статуса жизненного цикла: черновик (создана, но ещё не запущена), в процессе (идёт пересчёт), завершена, отменена. Каждая позиция в инвентаризации знает своё ожидаемое количество (по учёту), фактическое (после подсчёта) и разницу между ними. У позиции свой статус: ожидает подсчёта, подсчитана, проверена супервайзером. Кладовщик работает со сканером: каждое сканирование штрихкода прибавляет единицу к фактическому количеству — никаких записей в тетради и расшифровок. Можно одной операцией выгрузить все остатки склада в инвентаризацию как позиции для пересчёта. После завершения система сама корректирует остатки: излишки оприходуются, недостачи списываются — всё одной транзакцией. Из инвентаризации генерируются три типа актов: только излишки, только недостачи, полный акт. Готовые файлы хранятся централизованно и доступны для скачивания при налоговом аудите.
Что получает бизнес от модуля
Понятный жизненный цикл
У инвентаризации четыре статуса: черновик (создана, можно править), в процессе (идёт пересчёт), завершена, отменена. Переходы между статусами — отдельные операции «запустить», «завершить», «отменить»: нельзя перепрыгнуть через шаг или поправить статус случайно. Каждое изменение фиксируется со временем — видно, когда инвентаризация была запущена и когда завершена.
Ожидание против факта
У каждой позиции в инвентаризации хранится ожидаемое количество (то, что должно лежать по учёту) и фактическое (то, что насчитал кладовщик). Разница считается автоматически: больше нуля — излишек, меньше — недостача, ноль — учёт совпадает с фактом. Кроме количеств, у позиции есть привязка к конкретной единице на остатке, ссылка на товар, кто и когда считал, заметка от кладовщика и физический адрес ячейки.
Три статуса позиции с двойной проверкой
У позиции три статуса: ожидает подсчёта (создана, но не учтена), подсчитана (фактическое количество заполнено кладовщиком), проверена (супервайзер пересчитал и подтвердил). Двойная проверка — отдельный шаг, его можно сделать обязательным для дорогих позиций. После того как все позиции проверены, инвентаризацию можно завершить.
Сканирование на ТСД
Кладовщик идёт по складу со сканером. Каждое сканирование штрихкода — поиск позиции по товару (через все его штрихкоды) и увеличение фактического количества на единицу. Статус позиции автоматически меняется на «подсчитана», фиксируется кто считал и когда. Бумажные списки и расшифровки уходят из процесса.
Массовое добавление позиций
Одной операцией можно выгрузить все остатки магазина в инвентаризацию: для каждой единицы создаётся позиция с ожидаемым количеством по учёту и физическим адресом из остатков. Удобно в начале инвентаризации. Параллельно отдельный запрос возвращает уже добавленные единицы — чтобы при повторном добавлении ничего не задвоить.
Автоматическая корректировка остатков
После завершения инвентаризации одна операция приводит остатки в соответствие с фактом: излишки оприходуются (создаются новые записи об остатках), недостачи списываются. Всё одной транзакцией — либо все исправления применятся, либо ни одно (если что-то пойдёт не так, остатки не окажутся в полупересчитанном состоянии).
Создатель и ответственный
У инвентаризации два разных пользователя: создатель (тот, кто открыл инвентаризацию в системе — обычно администратор или менеджер) и материально ответственный (конкретный кладовщик с должностью, чья подпись стоит на акте). Это может быть один человек или разные. Менеджер открывает инвентаризацию с контекстом — какую и зачем, кладовщик отвечает за результат пересчёта.
Три типа актов
Из инвентаризации генерируются акты трёх типов: акт излишков (только позиции, где факт больше учёта), акт недостачи (только где факт меньше), полный акт (все позиции). Файлы оформляются по формам ИНВ-19 и ИНВ-22 или по собственному шаблону. Хранятся централизованно, скачать готовый акт можно в любое время — критично для аудита налоговой.
Статистика и фокус-списки
По каждой инвентаризации — сводка: всего позиций, сколько подсчитано, сколько не подсчитано, сколько проверено, количество излишков и недостач, общие суммы расхождений в рублях. Можно открыть отдельные списки: только излишки, только недостачи, только непосчитанные позиции. Это рабочие фокус-списки для разбора расхождений.
Что входит в Инвентаризация
- 01
Что хранит инвентаризация
Уникальный номер, магазин, юрлицо, создатель, материально ответственный, статус, время запуска, время завершения, описание. Удалённые инвентаризации мягко скрываются, но не пропадают из базы — можно восстановить или поднять для аудита. Через ссылку на магазин подтягиваются все нужные дочерние сущности — позиции, акты, файлы.
- 02
Жизненный цикл с понятными переходами
При создании — статус «черновик»: можно править и добавлять позиции. Операция «запустить» переводит в «в процессе» и фиксирует время старта. «Завершить» переводит в «завершена» и фиксирует время окончания. «Отменить» переводит в «отменена». Через статусы нельзя перепрыгнуть — например, нельзя завершить инвентаризацию, не запустив её, и нельзя сменить статус случайно через редактирование.
- 03
Что хранит позиция инвентаризации
Привязка к инвентаризации и магазину, ссылка на конкретную единицу на остатке, ссылка на товар, ожидаемое количество (по учёту), фактическое (после подсчёта), разница, статус (ожидает, подсчитана, проверена), кто считал, когда считал, заметка кладовщика, физический адрес ячейки. К позиции можно прикрепить фото — для подтверждения подсчёта или фиксации повреждений.
- 04
Как считается разница
Разница = фактическое количество минус ожидаемое. Больше нуля — излишек (нашли больше учёта), меньше — недостача (не хватает), ноль — учёт совпадает с фактом. Пересчитывается автоматически при каждом изменении факта (через сканирование или ручной ввод). На основании этого поля система потом решает, оприходовать или списать.
- 05
Ручной ввод фактического количества
Если штрихкод не считывается или товар нестандартный — кладовщик вводит фактическое количество вручную в карточке позиции, опционально оставляет заметку. Система пересчитывает разницу, ставит статус «подсчитана», фиксирует кто и когда. Если перепроверили и нашли другое количество — можно ввести ещё раз: последнее значение побеждает.
- 06
Сканирование штрихкода как рабочий режим
Кладовщик сканирует штрихкод на ТСД. Система ищет позицию: сначала по штрихкоду товара (у одного товара может быть несколько штрихкодов разных типов), затем по индивидуальному штрихкоду единицы, затем по артикулу при ручном вводе. Если позиция нашлась — фактическое количество увеличивается на единицу, статус переключается на «подсчитана». Если не нашлась — кладовщик видит, что эта единица не входит в текущую инвентаризацию.
- 07
Подтверждение супервайзером
Когда кладовщик закончил пересчёт, позиция в статусе «подсчитана». Супервайзер открывает позицию, физически проверяет (или просматривает фото) и переводит в «проверена». Это финальный статус — после него фактическое количество не должно меняться. Используется при двойном контроле: один кладовщик считает, второй сотрудник подтверждает. Можно сделать обязательным для дорогих позиций.
- 08
Сброс счёта при ошибке
Если кладовщик ошибся («считал не тот товар, начну заново») — отдельная операция сбрасывает фактическое количество и разницу позиции, возвращает статус в «ожидает», очищает поля «кто считал» и «когда». В журнале сохраняется история сбросов: кто и когда сбросил, чтобы не было повода для злоупотреблений.
- 09
Выгрузить остатки в инвентаризацию
Одна операция выгружает все остатки склада в инвентаризацию как позиции для пересчёта. Для каждой единицы на остатке создаётся позиция с ожидаемым количеством по учёту, привязкой к товару и физическим адресом ячейки. Это «начало инвентаризации»: пришли в магазин, открыли инвентаризацию, выгрузили остатки одним кликом, дальше работают со сканером.
- 10
Защита от двойного добавления
Перед массовой выгрузкой можно запросить, какие единицы уже добавлены в эту инвентаризацию. Интерфейс отфильтровывает их и отправляет только новые. Удобно при повторных выгрузках или когда несколько сотрудников работают над одной инвентаризацией: ничего не задвоится, не нужно ловить ошибки дублирования.
- 11
Автоматическая корректировка остатков
После завершения инвентаризации одна операция приводит остатки в соответствие с фактом. Для излишков создаются новые записи об остатках (по одной на каждую единицу излишка), для недостач соответствующие записи списываются с фиксацией причины «по инвентаризации №X». Если на одной позиции недостача больше одной единицы — списываются дополнительные единицы того же товара на этом складе. Всё одной транзакцией: либо применятся все исправления, либо ни одно.
- 12
Три типа актов
Акт излишков — только позиции, где факт больше учёта. Акт недостачи — только где факт меньше. Полный акт — все позиции, и совпавшие, и расхождения. Каждый акт получает уникальный номер, дату генерации, ссылку на инвентаризацию и автора. Файлы оформляются по формам ИНВ-19, ИНВ-22 или по собственному шаблону.
- 13
Генерация акта
Менеджер выбирает тип акта (излишки, недостача или полный). Система собирает соответствующие позиции, считает агрегаты — общую сумму, количество позиций, общее расхождение в рублях — генерирует файл по нужному шаблону и сохраняет. Можно сгенерировать акты до или после автоматической корректировки остатков. Каждая генерация — новый акт с новым номером, прежние не перетираются.
- 14
Скачивание готовых актов
Готовый акт скачивается одной кнопкой. Поддерживаются форматы PDF (для печати и подписи) и Excel (для отправки в электронный документооборот или редактирования бухгалтерией). Раз сгенерированный акт остаётся неизменным — это критично для аудита налоговой: даже если потом в учёте что-то изменится, акт зафиксирован в моменте.
- 15
Статистика и сводка
По карточке инвентаризации — агрегаты в одном месте: всего позиций, сколько подсчитано, сколько ещё ждёт подсчёта, сколько проверено супервайзером, сколько излишков и на какую сумму, сколько недостач и на какую сумму, общее расхождение в рублях. Прогресс-бар «175 из 247 подсчитано», сводка «42 излишка, 12 недостач, общее расхождение −8 200 ₽». Видно состояние пересчёта в реальном времени.
- 16
Три уровня фильтров
Для списка инвентаризаций — фильтры по магазину, юрлицу, создателю, ответственному, статусу, диапазону дат. Для позиций внутри одной инвентаризации — по статусу, товару, признаку излишка или недостачи, кто считал, текстовый поиск по названию и артикулу. Для актов — по инвентаризации, типу акта, диапазону дат.
- 17
Связь с остатками
Каждая позиция инвентаризации привязана к конкретной единице на остатке. При сканировании или массовой выгрузке связь устанавливается автоматически. При автоматической корректировке для недостачи — связанная единица списывается с фиксацией причины. Для излишков — создаются новые записи об остатках по основной логике учёта (по одной записи на каждую физическую единицу).
- 18
Фотофиксация подсчёта
К каждой позиции инвентаризации можно прикрепить фото. Кладовщик с ТСД фотографирует подсчитанные единицы или повреждённые товары. Все файлы инвентаризации доступны одним запросом — материал для разбора расхождений и аудита: «на фото видно 18 единиц, ты считал 17 — посчитай ещё раз».
- 19
Права доступа
Базовый доступ — просмотр инвентаризаций и актов для менеджера по продажам (видит текущие пересчёты в своих магазинах через автоматический фильтр по доступным точкам). Полный набор операций — создание, редактирование, удаление, запуск, корректировка — назначается ролям «Кладовщик», «Менеджер склада», «Аудит». Применение автоматической корректировки остатков обычно требует отдельного права как финансово-значимая операция.
Как это выглядит в системе
Частые вопросы
Какие статусы у инвентаризации?
Четыре: черновик (создана, но ещё не запущена — можно править и добавлять позиции), в процессе (запущена, идёт пересчёт), завершена (после применения корректировок и подтверждения), отменена (если решили не доводить до конца). Переходы между статусами — отдельные операции «запустить», «завершить», «отменить»: нельзя перепрыгнуть через шаг или сменить статус случайно через редактирование.
А у позиции?
Три: ожидает подсчёта (позиция в инвентаризации есть, но фактическое количество ещё не введено), подсчитана (кладовщик ввёл факт или просканировал штрихкод), проверена (супервайзер подтвердил пересчёт). Переход на «проверена» делается отдельным пользователем — это даёт двойной контроль. Когда все позиции в статусе «проверена», инвентаризацию можно завершить.
Что такое разница?
Целое число — фактическое количество минус ожидаемое. Больше нуля — излишек: нашли больше, чем числится по учёту. Меньше нуля — недостача: не хватает по учёту. Ноль — учёт совпадает с фактом. Считается автоматически при каждом изменении факта (сканирование или ручной ввод). На основании этого числа потом система решает, оприходовать или списать.
Как работает сканирование на ТСД?
Кладовщик идёт по складу со сканером. Каждое сканирование штрихкода — поиск позиции в инвентаризации: сначала по штрихкоду товара (у одного товара может быть несколько штрихкодов разных типов), затем по индивидуальному штрихкоду единицы, затем по артикулу при ручном вводе. Если позиция нашлась — фактическое количество увеличивается на единицу, статус меняется на «подсчитана», фиксируется кто и когда. Если не нашлась — кладовщик видит сообщение и решает, что с этим делать.
Как добавить позиции массово?
Одна операция выгружает все остатки склада в инвентаризацию как позиции для пересчёта. Для каждой единицы создаётся позиция с ожидаемым количеством по учёту, привязкой к товару и физическим адресом ячейки. Это «начало инвентаризации»: пришли в магазин, открыли инвентаризацию, выгрузили остатки одним кликом, дальше работают со сканером.
Как избежать дублей при массовой выгрузке?
Перед выгрузкой можно запросить, какие единицы уже добавлены в эту инвентаризацию. Интерфейс отфильтровывает их и отправляет только новые. Это удобно при повторных выгрузках или когда несколько сотрудников работают над одной инвентаризацией: ничего не задвоится, не нужно ловить и обрабатывать ошибки дублирования.
Как происходит автоматическая корректировка остатков?
После завершения подсчёта одна операция приводит остатки в соответствие с фактом. Для излишков создаются новые записи об остатках (по одной на каждую единицу излишка). Для недостач соответствующие единицы списываются с фиксацией причины «по инвентаризации №X». Если на одной позиции недостача больше одной единицы — списываются дополнительные единицы того же товара на этом складе. Всё одной транзакцией — либо применятся все исправления, либо ни одно.
Когда формируются акты?
После того, как пересчёт окончен. Менеджер выбирает тип акта (излишки, недостача или полный). Система собирает соответствующие позиции, считает агрегаты (общая сумма, количество позиций, общее расхождение в рублях), генерирует файл по шаблону (ИНВ-19, ИНВ-22 или собственному) и сохраняет. Акты можно генерировать до или после автоматической корректировки остатков — это не связано.
Какие типы актов бывают?
Три: акт излишков (только позиции, где факт больше учёта), акт недостачи (только где факт меньше), полный акт (все позиции — и совпавшие, и расхождения). У каждого акта свой уникальный номер, дата генерации, ссылка на инвентаризацию и автор. Можно сгенерировать несколько актов разных типов по одной инвентаризации — старые не перетираются.
Что хранится в агрегатах акта?
Внутри акта зафиксированы итоговые числа на момент генерации: количество позиций с излишками, количество с недостачами, сумма излишков в рублях, сумма недостач, общее число позиций, общее расхождение. Эти числа печатаются в шапке акта. Они сохраняются вместе с актом — даже если потом в учёте что-то изменится, в акте останется фиксация в моменте.
Чем создатель отличается от ответственного?
Создатель — тот, кто открыл инвентаризацию в системе, обычно администратор или менеджер: знает контекст (плановая по топовым товарам, внезапная после кражи, перед сезоном). Материально ответственный — конкретный сотрудник с должностью, чья подпись стоит на акте и кто отвечает за результат. Это могут быть разные люди.
Как скачать готовый акт?
Одной кнопкой из карточки акта. Поддерживаются форматы PDF (для печати, подписи и электронного документооборота) и Excel (для редактирования или отправки в бухгалтерию). Раз сгенерированный акт остаётся неизменным при повторном скачивании. Это критично для аудита налоговой — нужна гарантия, что акт зафиксирован в моменте.
Что показывает статистика?
По карточке инвентаризации — агрегаты в одном месте: всего позиций, сколько подсчитано, сколько ещё ждёт подсчёта, сколько проверено супервайзером, количество и сумма излишков, количество и сумма недостач, общее расхождение в рублях. Прогресс-бар и сводка показывают состояние пересчёта в реальном времени — менеджер видит, что и когда нужно проверить.
Как устроены фильтры?
Три уровня. Для списка инвентаризаций — по магазину, юрлицу, создателю, ответственному, статусу, диапазону дат. Для позиций внутри одной инвентаризации — по статусу, товару, наличию излишка или недостачи, кто считал, текстовый поиск по названию и артикулу. Для актов — по инвентаризации, типу акта, диапазону дат.
Что такое подтверждение супервайзером?
Когда кладовщик закончил пересчёт позиции, она в статусе «подсчитана». Супервайзер открывает её, физически проверяет (или смотрит фото) и переводит в «проверена». Это финальный статус — после него фактическое количество не должно меняться. Используется при двойной проверке: один кладовщик считает, второй сотрудник подтверждает. Можно сделать обязательным для дорогих позиций — без подтверждения инвентаризацию нельзя завершить.
Что делать, если кладовщик ошибся?
Отдельная операция «сбросить счёт» обнуляет фактическое количество и разницу позиции, возвращает её статус в «ожидает подсчёта», очищает поля «кто считал» и «когда». Кладовщик начинает заново. В журнале сохраняется история сбросов: кто и когда сбросил — чтобы не было повода для злоупотреблений.
Можно ли удалить инвентаризацию?
Да, удаление мягкое — запись скрывается, но физически остаётся в базе. Удалённая инвентаризация не появляется в списках и отчётах. Связанные позиции и акты тоже скрываются. При необходимости запись можно восстановить или поднять для аудита — например, чтобы ответить на вопрос «была ли такая инвентаризация в день X».
Как фиксируется фото?
К каждой позиции можно прикрепить фото. Кладовщик с ТСД фотографирует подсчитанные единицы или повреждённые товары прямо в момент пересчёта. Все файлы инвентаризации доступны одним запросом — это материал для разбора расхождений и аудита: «Иванов, ты считал 17 — на фото видно 18, посчитай ещё раз».
Можно ли запустить инвентаризацию по расписанию?
Через модуль автоматизации задач. Можно настроить регулярное создание инвентаризации в указанные дни — например, выборочная инвентаризация топовых товаров каждый понедельник или полная инвентаризация в первое число месяца. В новой инвентаризации сразу проставляются магазин, юрлицо и ответственный, опционально она автоматически переводится в статус «в процессе».
Какие операции с инвентаризацией доступны?
Создать, отредактировать (пока в черновике), запустить, завершить, отменить, применить корректировки остатков, удалить. По позициям — изменить фактическое количество, отсканировать штрихкод, подтвердить супервайзером, сбросить счёт. По инвентаризации — выгрузить остатки массово, посмотреть статистику, сгенерировать акт нужного типа, скачать готовый акт, прикрепить фото к позиции.
Какие права нужны?
Базовый просмотр инвентаризаций и актов — для роли менеджера по продажам (видит текущие пересчёты в своих магазинах через автоматический фильтр доступных точек). Полный набор операций (создание, редактирование, удаление, запуск) — для ролей «Кладовщик», «Менеджер склада», «Аудит». Применение автоматической корректировки остатков обычно требует отдельного права, как финансово-значимая операция.
Как именно корректировка влияет на остатки?
Для каждой позиции с расхождением система выбирает действие. Излишек — создаются новые записи об остатках, по одной на каждую единицу излишка (так же, как при обычной приёмке). Недостача — связанная единица переводится в статус «списан» с датой выхода «сейчас» и фиксацией причины «по инвентаризации №X». Если недостача больше одной единицы — списываются дополнительные единицы того же товара на этом складе. Всё одной транзакцией.
Что меняется на реальной сети
- Было
- Раньше инвентаризации занимали день остановки магазина: всех клиентов разворачивали с порога, сотрудники с распечатанными списками ходили по залу и записывали ручкой. Ошибки расшифровки списков, потеря бумаг, неполные подсчёты. К моменту восстановления учёта ошибки в остатках уже были.
- Сделали
- Перевели инвентаризацию на сканер. Создаём инвентаризацию в статусе «черновик», одной операцией подгружаем все остатки магазина как позиции для пересчёта, запускаем. Кладовщики сканируют товары — каждое сканирование прибавляет единицу. Магазин продолжает работать: продажи учитываются через резервы заказов, не сбивают пересчёт.
- Стало
- Полная инвентаризация магазина — 4 часа без остановки работы. Кассовая зона работает параллельно. Излишки и недостачи видны в реальном времени через сводку. Бумажная работа исчезла. Точность учёта выросла с 92% до 99,6%.
- Было
- Складская инвентаризация крупного склада (8 000 товаров, десятки тысяч единиц) занимала 3 дня с восемью кладовщиками. Каждый считал свою зону, потом всё сводилось в Excel. Расхождения в сводных файлах оставались, иногда одна и та же единица учитывалась дважды или не учитывалась вообще.
- Сделали
- Перевели на инвентаризацию по штрихкоду с физическим адресом ячейки на каждой позиции. Каждый кладовщик через сканер работает в своей зоне — позиции автоматически распределяются по тому, кто считал. Восемь человек работают параллельно. Запрос «какие единицы уже учтены» отфильтровывает дубли. Двойной контроль через подтверждение супервайзером — для дорогих позиций.
- Стало
- Полная инвентаризация склада — 6 часов вместо 3 дней. Параллельность даёт линейное ускорение по числу кладовщиков. Двойной учёт исключён. Дорогие позиции (дороже 100 000 ₽) подтверждаются отдельным аудитором — есть двойная подпись.
- Было
- Полную инвентаризацию делали раз в год — за это время накапливались десятки тысяч расхождений. Найти причину «была единица в марте, нет в декабре» было невозможно. Менеджер закупки не верил остаткам, заказывал «на глаз», излишки росли.
- Сделали
- Перешли на циклическую инвентаризацию по приоритетам. Топовые товары — еженедельная инвентаризация по 20% магазинов. Средние — ежемесячная. Длинный хвост — раз в полгода. Инвентаризации создаются по расписанию, нужные позиции подгружаются массовой выгрузкой. После каждой — автоматическая корректировка остатков.
- Стало
- Расхождения находятся в течение недели после появления, а не через год. Менеджер закупки доверяет остаткам и заказывает по системе. Излишки сократились. Точность по топовым товарам — 99,8% постоянно, по средним — 99%, по длинному хвосту — 97% (но это менее критично).
- Было
- После инвентаризации делали корректировки остатков вручную: один кладовщик списывал недостачи, другой оприходовал излишки. Делали в разных программах, в разное время — часть операций пропускали или дублировали. Бухгалтерия неделями сводила результат.
- Сделали
- Включили автоматическую корректировку остатков. После завершения инвентаризации одна операция одной транзакцией проходит по всем позициям с расхождениями: излишки — создаются новые записи об остатках, недостачи — списываются с фиксацией причины. Либо все исправления применятся, либо ни одно. Все изменения записываются в журнал.
- Стало
- Корректировки применяются за минуты. Нет пропущенных или дублирующих операций. Бухгалтерия видит точную картину сразу после применения. Остатки — единый источник правды. Маржа считается верно.
- Было
- На дорогих товарах (электроника дороже 50 000 ₽) кладовщик мог «случайно» написать любое количество. Проверки никто не делал, фактических пересчётов рядом не было. Через год обнаружили недостачу на 8 миллионов рублей — найти виновного было невозможно.
- Сделали
- Подключили двойной контроль через подтверждение супервайзером. Кладовщик считает — позиция в статусе «подсчитана». Супервайзер открывает позицию, физически проверяет, подтверждает — статус «проверена». На карточке видно: «подтверждено Ивановым в 14:32». Для дорогих товаров подтверждение обязательно — без него инвентаризацию нельзя завершить.
- Стало
- Для каждой дорогой позиции есть двойная подпись: кладовщик и супервайзер. Расхождения дороже 50 000 ₽ обсуждаются на месте, до завершения. Подобной недостачи больше не было.
- Было
- При проверке налоговой не могли быстро поднять акты инвентаризации за прошлые периоды — хранили в Excel-файлах на сетевой папке, часть терялась, формы ИНВ-19 и ИНВ-22 оформлялись небрежно. Каждая проверка — недели подготовки документов.
- Сделали
- После каждой инвентаризации генерируются три акта — излишков, недостачи и полный. Файлы хранятся централизованно, у каждого свой уникальный номер. Агрегаты (общие суммы, количества) фиксируются на момент генерации — даже если данные потом изменятся, в акте остаётся снимок. Скачивание готового акта — одна кнопка.
- Стало
- Аудит налоговой проходит за 2 часа: фильтр актов по периоду и типу, массовое скачивание. Акты оформлены по форме. Зафиксированные агрегаты соответствуют моменту генерации — даже если потом были корректировки. Никаких споров с налоговой.
Как модуль помогает розничной сети
Инвентаризация как отдельная сущность: четыре статуса и два ответственных
Инвентаризация в AIERP — это отдельная сущность, а не просто «список позиций для пересчёта». У неё уникальный номер, привязка к магазину, юрлицу, создатель, материально ответственный, статус, время запуска, время завершения и описание. Удалённые инвентаризации мягко скрываются, но не пропадают — можно восстановить или поднять для аудита.
Разделение создателя и ответственного важно. Создаёт инвентаризацию обычно администратор или менеджер — он знает контекст: плановая по топовым товарам, внезапная после кражи, перед сезоном. Материально ответственный — конкретный сотрудник с должностью, чья подпись стоит на акте и кто отвечает за результат. Это могут быть разные люди.
Четыре статуса жизненного цикла. Черновик — после создания, можно править и добавлять позиции. В процессе — после операции «запустить», зафиксировано время старта. Завершена — после операции «завершить», зафиксировано время окончания. Отменена — если решили не доводить до конца. Переходы между статусами делаются только через специальные операции — нельзя сменить статус случайно через редактирование.
Позиция инвентаризации: ожидание против факта, три статуса
Позиция инвентаризации — это одна строка в пересчёте, привязанная к конкретной единице на остатке и к товару. У неё хранятся: ожидаемое количество (то, что должно быть по учёту), фактическое (то, что насчитал кладовщик), разница, статус (ожидает, подсчитана, проверена), кто считал и когда, заметка кладовщика, физический адрес ячейки. К позиции можно прикрепить фото — для подтверждения подсчёта или фиксации повреждений.
Логика разницы: автоматически считается как фактическое количество минус ожидаемое. Больше нуля — излишек, нашли больше учёта. Меньше нуля — недостача, не хватает. Ноль — совпадает с учётом. Пересчитывается при каждом изменении факта (сканирование или ручной ввод). На основании этой цифры система потом решает, оприходовать или списать.
Три статуса позиции. «Ожидает подсчёта» — позиция создана, ещё не учтена. «Подсчитана» — фактическое количество заполнено кладовщиком. «Проверена» — финальное подтверждение супервайзером. Двойная проверка даёт защиту для дорогих позиций. На карточке видна цепочка: «Иванов посчитал в 12:14, Петров проверил в 14:32».
Физический адрес ячейки на позиции инвентаризации копируется с остатка при массовой выгрузке. В фильтре можно отобрать «позиции стеллажа А-3» — кладовщик идёт по конкретной траектории, сканирует, отмечает. Это работает в паре с адресным хранением остатков и существенно ускоряет пересчёт на больших складах.
Сканирование штрихкода: рабочий режим на ТСД
Главный рабочий инструмент — сканирование штрихкода. Это операция, которую кладовщик вызывает каждым сканированием товара. Без неё инвентаризация превращается в ручной ввод цифр, что медленно и небезопасно.
Алгоритм поиска позиции. Сначала по штрихкоду товара — у одного товара может быть несколько штрихкодов разных типов (производительский, фасовочный, маркировка), все они учитываются. Если нашли — позиция этого товара в инвентаризации существует. Если у бизнеса используются индивидуальные штрихкоды на каждую единицу — поиск идёт и по ним. Если код был введён вручную (а не считан с этикетки) — система ищет совпадение по артикулу.
Если позиция нашлась — фактическое количество увеличивается на единицу, статус переключается на «подсчитана», фиксируется кто считал и когда, разница автоматически пересчитывается. Если позиции ещё нет в инвентаризации (например, кладовщик сканирует то, что не было в массовой выгрузке) — может быть создана новая позиция с подходящим ожидаемым количеством или нулём.
Это рабочий режим. Кладовщик идёт по складу со сканером, каждое сканирование — плюс одна единица. Сканировал 22 раза один холодильник — фактическое количество стало 22. На ТСД сразу видно «холодильник А-1042: посчитано 22 из 18 (+4 излишек)». Расхождения видны в реальном времени — можно сразу проверить или продолжить сканировать.
Параллельно в системе работают другие сотрудники в других зонах. Каждое сканирование выполняется атомарно — гонок между кладовщиками нет. Отдельный запрос показывает, какие единицы уже добавлены, чтобы при массовых выгрузках ничего не задвоилось.
Массовая выгрузка остатков в инвентаризацию
Одна операция выгружает остатки в инвентаризацию как позиции для пересчёта. Для каждой единицы на остатке создаётся позиция с ожидаемым количеством по учёту, привязкой к товару и физическим адресом ячейки. Это «начало инвентаризации».
Типовой сценарий: менеджер создаёт инвентаризацию в статусе «черновик». Затем через интерфейс выбирает «выгрузить все остатки склада в эту инвентаризацию». Система получает список единиц и для каждой создаёт позицию. После этого инвентаризацию можно запускать — кладовщики начинают сканировать.
Отдельный запрос «какие единицы уже учтены» возвращает список добавленных. Интерфейс отфильтровывает их при повторной выгрузке и отправляет только новые. Это убирает риск дублирования и даёт правильное поведение «добавить только то, чего ещё нет».
Альтернативный сценарий — выборочная инвентаризация. Менеджер в интерфейсе остатков отбирает по фильтру только нужные единицы (например, только товары с признаком «неликвид» или только определённую категорию) и выгружает в инвентаризацию по этой выборке. Получается инвентаризация только нужного среза, без полного пересчёта.
Автоматическая корректировка остатков после пересчёта
Автоматическая корректировка остатков — критичный шаг после завершения подсчёта. Одна операция проходит по всем позициям с расхождениями и приводит остатки в соответствие с фактом.
Для излишков (фактическое количество больше ожидаемого) — создаются новые записи об остатках, по одной на каждую единицу излишка (как и в основной логике учёта «одна запись на каждую физическую штуку»). У новой записи проставляется магазин и юрлицо из инвентаризации, статус «в наличии», дата прихода — текущая, физический адрес из позиции. Это оприходование, а не приём по заявке.
Для недостач (факт меньше учёта) — связанные единицы переводятся в статус «списан» с датой выхода «сейчас» и фиксацией причины. Если на одной позиции недостача больше одной единицы — списываются дополнительные единицы того же товара на этом складе. В журнале записывается «списано по инвентаризации №X», чтобы потом можно было понять, откуда пришло списание.
Вся операция выполняется в одной транзакции базы. Либо все исправления применятся, либо ни одно. При ошибке всё откатывается. Это критично для согласованности: ситуация «списали пять единиц, упали при списании шестой» недопустима — либо все шесть списываются, либо ни одна.
После применения корректировок инвентаризация обычно переводится в статус «завершена» с фиксацией времени окончания. Параллельно генерируются акты — одного или нескольких типов.
Три типа актов с фиксацией агрегатов
Акт инвентаризации — отдельная сущность с уникальным номером, типом, временем генерации, ссылкой на инвентаризацию, автором, путём к сгенерированному файлу и зафиксированными агрегатами.
Три типа. Акт излишков — только позиции, где факт больше учёта (для оформления оприходования). Акт недостачи — только где факт меньше (для оформления списания, разбора причин, при необходимости — для материальной ответственности). Полный акт — все позиции инвентаризации, и совпавшие, и расхождения (как итоговый документ пересчёта).
Внутри акта зафиксированы итоговые числа на момент генерации: количество позиций с излишками, количество с недостачами, сумма излишков в рублях, сумма недостач, общее число позиций, общее расхождение. Эти числа печатаются в шапке акта по формам ИНВ-19, ИНВ-22 или по собственному шаблону. Хранятся вместе с актом — даже если потом данные изменятся, в акте остаётся снимок.
Генерация. Менеджер выбирает тип акта. Система собирает соответствующие позиции, считает агрегаты, генерирует файл по нужному шаблону и сохраняет. Каждая генерация — новый акт с новым номером, прежние не перетираются. Можно сгенерировать акты до или после автоматической корректировки остатков.
Скачивание — одна кнопка. Поддерживаются PDF (для печати, подписи и электронного документооборота) и Excel (для редактирования или отправки в бухгалтерию). Раз сгенерированный акт остаётся неизменным при повторном скачивании — это критично для аудита налоговой.
Фильтры, статистика, права, фото
Три уровня фильтров. Для списка инвентаризаций — по магазину, юрлицу, создателю, ответственному, статусу, диапазону дат. Для позиций внутри одной инвентаризации — по статусу, товару, наличию излишка или недостачи, кто считал, текстовый поиск по названию и артикулу. Для актов — по инвентаризации, типу акта, диапазону дат.
Статистика по карточке инвентаризации. Сводка возвращает: всего позиций, сколько подсчитано, сколько ещё ждёт подсчёта, сколько проверено супервайзером, количество и сумма излишков, количество и сумма недостач, общее расхождение в рублях. На карточке — прогресс-бар «175 из 247 подсчитано» и сводка «42 излишка, 12 недостач, общее расхождение −8 200 ₽».
Права доступа. Базовый просмотр инвентаризаций и актов — для роли менеджера по продажам (видит текущие пересчёты в своих магазинах через автоматический фильтр доступных точек). Полный набор операций (создание, редактирование, удаление, запуск) — для ролей «Кладовщик», «Менеджер склада», «Аудит». Применение автоматической корректировки остатков обычно требует отдельного права, как финансово-значимая операция.
Фотофиксация. К каждой позиции инвентаризации можно прикрепить фото. Кладовщик с ТСД фотографирует подсчитанные единицы или повреждённые товары прямо в момент пересчёта. Все файлы инвентаризации доступны одним запросом. Используется для разбора расхождений и аудита: «Иванов, ты считал 17 — на фото видно 18, посчитай ещё раз».
Готовы автоматизировать?
Покажем модуль на ваших данных и подключим за 1–2 недели.