Складские остатки: одна запись на единицу, адрес хранения, признаки и история движений

Учёт по единицам: одна запись на каждую физическую штуку

Главная особенность учёта остатков в AIERP — одна запись на каждую физическую единицу товара, а не одна строка с количеством. 22 фактических холодильника одной модели на складе — это 22 отдельные строки в журнале остатков. Это отличается от типовых систем, где остаток хранится как «товар плюс склад → количество» одной строкой.

Зачем так сделано. Первый сценарий: серийный учёт. У каждой единицы своя приходная заявка (по которой пришла к нам), своя индивидуальная закупочная цена, свой физический адрес ячейки. При гарантийном случае открываем карточку этой единицы — видим всю историю. Второй сценарий: индивидуальная цена. У каждой единицы свой ценник: после уценки витринного образца, после акции по конкретной партии, после смены курса валют — цены могут различаться внутри одного товара. Третий сценарий: трассировка перемещений. При переезде единицы между магазинами сохраняется первичная приходная заявка от исходного поставщика, а текущая обновляется на заявку перемещения.

У каждой записи об остатке хранятся: магазин, товар, организация-владелец, ссылки на приходные и расходные документы и заявки, статус («в наличии», «зарезервирован», «выдан», «списан» и другие), закупочная цена, итоговая закупочная цена с учётом расходов, скидка от поставщика, цена продажи, перечёркнутая «старая» цена, выставочная цена, дата последнего изменения цены, категория бонуса продавца, сам бонус, признак ручного управления бонусом, признак остатка, цвет ценника и произвольный текст, четыре уровня физического адреса, флаги витринности и готовности ценника, даты прихода и выхода. Удалённые записи мягко скрываются, чтобы оставалась полная история для аудита.

Цепочка приходных заявок: трассировка партии

У каждой единицы три ссылки на заявки. Первая — первичная приходная заявка: та самая, что привезла единицу к нам впервые от поставщика. Эта ссылка остаётся неизменной, даже если потом единицу переместят несколько раз между магазинами сети. Вторая — текущая приходная заявка: после перемещения это уже другая заявка, относящаяся к складу-приёмнику. Третья — расходная заявка: та, что отправила единицу дальше (если установлена, единица «ушла»).

Алгоритм перемещения. На отправляющей записи проставляется расходная заявка (заявка перемещения) и дата выхода. Статус меняется на «в пути» или «выдан». На принимающем складе создаётся новая запись: первичная приходная заявка копируется с исходной (исходный поставщик сохраняется), текущая приходная — это уже заявка перемещения, физический адрес — новый. Связь между записями обеспечивает общая первичная приходная заявка: она одинаковая на всей цепочке.

Это даёт полную трассировку. История движений по любой единице собирается одним запросом: проходит по всем трём ссылкам, подтягивает связанные документы, заказы, магазины и организации без задержек на формирование таймлайна. Каждое событие в истории классифицируется по смыслу — приход, перемещение, продажа, списание — и приходит на карточку с понятной формулировкой.

Параллельно работает аналитика на уровне товара: те же события группируются не по единице, а по всему ассортименту — «сколько этого товара пришло за месяц», «сколько ушло». Один общий движок классификации событий обслуживает оба уровня — карточку единицы и карточку товара — поэтому интерпретации событий всегда согласованы.

Шесть типов событий и три подтипа выхода

Каждое движение единицы классифицируется одним из шести типов. Первичный приход от поставщика — самое первое появление единицы в системе. Приход без приходной заявки — для старых импортированных данных, где документов нет, но факт прихода зафиксирован. Приход из перемещения — единица переехала с другого склада сети. Выход — единица ушла со склада. Запланированный выход — заявка оформлена, но единица ещё физически на месте (например, согласовали отгрузку на завтра). Текущее состояние — единица сейчас на остатке, никакого выхода ещё не было.

У выхода три подтипа. Если отправляющий склад совпадает со складом клиента — это подтверждение клиентом, по сути списание с собственных остатков клиента-магазина (обычно при кросс-продаже или внутреннем обороте). Если после этого выхода нет следующего прихода ни на одном другом складе сети — это финальная продажа клиенту. В остальных случаях — внутреннее перемещение между складами.

Это даёт правильную семантику событий: «продано», «передано в другой магазин», «принято на складе» — без догадок «что значит этот документ». Менеджеру и аудитору не нужно интерпретировать сырые заявки — событие приходит с готовой формулировкой и понятным типом.

Один и тот же классификатор используется и в карточке единицы (где видна история одной штуки), и в карточке товара (где видна динамика поступлений и продаж всего ассортимента). Это гарантирует согласованность: одно и то же физическое событие классифицируется одинаково в двух разных интерфейсах.

Одиннадцать признаков остатка и автоматические правила

Признак остатка — это короткий ярлык, который помогает быстро ориентироваться в большом ассортименте. Распродажа, неликвид, излишек, новинка, хит продаж, уценка, сезонный, акционный, эксклюзив, брак, витринный образец — у каждого свой цвет на карточке и в списке.

Зачем такое разнообразие. Хит продаж — товары с высокой оборачиваемостью, для которых важно не уйти в пустую полку. Уценка — для единиц с известным дефектом (царапина, вскрытая упаковка), которые стоят дешевле, и это нужно видеть. Неликвид — единицы, лежащие дольше определённого срока, кандидаты на массовую распродажу. Брак — единицы, которые нужно отделить от продаваемых физически и в учёте. Витринный образец — экземпляр на полке зала с собственной выставочной ценой.

Сменить признак можно точечно у одной единицы или массово у целой выборки (например, «уценить весь неликвид на 30%»). Дашборд показывает агрегат по 11 признакам — менеджер сразу видит «247 единиц в неликвиде, нужно действие». Фильтр по признаку доступен во всех отчётах и списках.

Параллельно работают автоматические правила. Каждый день система пересчитывает признаки. Например: если единица лежит дольше 90 дней и за этот период не было ни одной продажи — признак автоматически меняется на «неликвид». Если у товара мало единиц и продажи стабильно высокие — признак ставится на «хит продаж». Эти автоматические переходы освобождают менеджера от рутины ручного пересчёта.

Резерв из реальных заказов: никаких отдельных счётчиков

Главная боль типовых складских систем — рассинхронизация «резервной таблицы» с фактическим состоянием заказов. Кто-то отменил заказ, резерв должен освободиться, но не освобождается. Накапливаются «зомби-резервы», которые периодически приходится сбрасывать руками. AIERP решает это иначе.

Зарезервированное количество не хранится отдельным счётчиком. Оно считается напрямую из активных заказов в момент обращения: сколько единиц этого товара забронировано в заявках с этого магазина в статусе ожидания, кроме отменённых заказов. Если статус единицы не «в наличии» — резерв ноль (зарезервировано может быть только то, что есть в наличии).

Это даёт «честный» резерв. Кто-то отменил заказ — заявка перестаёт попадать в подсчёт, резерв уменьшился. Кто-то оформил новый заказ — заявка появилась, резерв увеличился. Нет рассинхронизации, нет зомби-резервов, нет операций «сбросить резервы».

На карточке остатка отдельная панель показывает не просто «зарезервировано 3 штуки», а список конкретных заказов: номер, клиент, магазин-получатель, количество в брони, статус заявки, кто оформил, когда. Менеджер при разборе ситуации сразу видит, чьи это заказы и можно ли уточнить или передоговориться — без копания в журнале заказов отдельно.

Автоматическая защита прав доступа

Разграничение доступа к остаткам по магазинам работает автоматически, без явных проверок в каждом разделе. Это критично для безопасности: даже если разработчик забудет добавить проверку в новый раздел — лишние данные не покажутся.

Алгоритм такой: при любом запросе к остаткам система автоматически дополняет его фильтром по доступным пользователю магазинам. Сотрудник одной точки видит только остатки своих магазинов. Директор сети или бэк-офис, у которых нет ограничений по точкам, видят всё.

Бонус для удобства: даже на странице с явным фильтром по магазину, если у пользователя нет прав на запрошенную точку, запрос вернёт пустой список, а не ошибку. Это правильнее, чем «нет доступа», потому что для безопасной системы само существование данных тоже секрет.

Та же логика применяется не только к остаткам, но и к заказам, позициям заказов, документам. Единый механизм даёт согласованное поведение во всей системе. Настройка — через список доступных пользователю магазинов, который может включать прямую привязку точек или вычисление через роль и регион.

Массовые операции, экспорт, ценники

Работа с остатками — один из самых нагруженных участков ERP. Поддерживаются десятки операций: посмотреть остатки одного склада, посмотреть остатки одного товара по всей сети, сгенерировать ярлык в нужном размере, сгенерировать полный ценник, посмотреть бронирующие заказы, поднять историю движений единицы, экспортировать в Excel, массово обнулить адреса при реорганизации, массово обновить поля у выборки, пометить группу для печати ценников, пересчитать бонусы продавцов, применить скидку, сменить цену, сменить признак, переключить флаг витринности, списать со склада, собрать комплект из нескольких единиц.

Массовые операции работают через выбор пачки единиц в списке. Удобно при сезонных перестановках, переоценках, переводе партии под новую организацию, подготовке к инвентаризации. Сотни строк обрабатываются за один заход без необходимости открывать каждую карточку.

Ценники — два варианта. Компактный ярлык в нужном размере для ленточного принтера и полноценный ценник с цветом фона и произвольным текстом. Можно сгенерировать одиночно или пачкой. Отдельная операция — пометить группу единиц для очередной печати (новый приход, смена цены, переразметка); после печати флаг переключается, и эти позиции уходят из очереди.

Экспорт устроен в два шага. Сначала пользователь видит список доступных колонок (артикул, закупочная, цена, адрес ячейки, дней лежит, признак и десятки других) и отмечает нужные. Применяется любой фильтр поиска — выгружается ровно то, что видно в списке. На выходе — Excel или CSV. Большие выгрузки идут в фоне и приходят на почту, когда готовы.